Poduzetnici, posebno poduzetnici početnici, osobe su koje obavljaju puno poslova iz različitih područja. Prvih dva sata vremena u poduzeću su poslovođe i djelatnici, nakon toga sat vremena su u marketingu, pola sata su računovođe, idućih sat vremena prodajni referenti i tako redom.
U takvim uvjetima teško je nešto planirati, postavljati prioritete, raditi strategije. Zbog toga se često, barem kod poduzetnika s kojima sam surađivao, lista prioriteta formira na način da odmah počinju rješavati problem koji im se zadnji pojavio, ostavljajući prethodne za kasnije. A onda se pojavljuje novi posao, dok problem kojim se poduzetnik trenutno bavi nije još riješen, a poduzetnik se odmah prebacuje na taj novi posao. Zaostatke rješava kada uhvati vremena – popodne, navečer, vikendima.
Kad posao počne rasti i broj djelatnika u tvrtki se poveća, dio poslova više ili manje uspješno može se delegirati na djelatnike. Uspješno delegiranje poslova je posebna tema, ali i iz vlastitog iskustva znam koliko problema treba riješiti prije nego poduzetnik počne ispravno delegirati poslove.
U informatičkoj tvrtki koju sam imao početkom devedesetih imao sam zaposlene programere koji su radili određene dijelove projekta. Svaki put kada sam nekome od njih zadao novi projekt gubio sam više vremena kontrolirajući provedbu projekta nego što mi je trebalo da to sam napravim. Najveći problem bio je u meni samom, tj. u prihvaćanju činjenice da ne mogu sve napraviti sam, jer nemam toliko vremena i da sam upravo iz tog razloga i zaposlio nove djelatnike. Osim delegiranja poslova drugi način rasterećenja je angažiranje vanjskih stručnjaka – računovodstvo, pravnik i sl. Naravno ovaj način zahtjeva i dodatna financijska sredstva, ali to su poslovi koji moraju biti napravljeni, a stjecanje znanja i iskustva u tim poslovima zahtjeva još više vremena i novaca. U svakom slučaju i u delegiranju poslova i angažiranju vanjskih stručnjaka potrebno je prijenos odgovornosti napraviti oprezno i sa vrlo jasnim pravima i obavezama.
Poduzetniku ipak, i uz delegiranje i angažiranje vanjskih stručnjaka, ostaje najveći dio poslova i rješavanja problema u svakodnevnom operativnom poslovanju. Ono što je važno i što svaki poduzetnik može napraviti relativno jednostavno je poslove i probleme koje treba riješiti postaviti u Hitno/Bitno matricu.
Prije popunjavanja matrice važno je dobro razumjeti što je hitno, a što je bitno, odnosno što nije hitno i bitno. Hitni poslovi su oni koje je potrebno obaviti odmah, tj. koji zahtijevaju žurnu akciju poduzetnika. Ukoliko se ne riješe žurno posljedice se također pojavljuju vrlo brzo. Bitni poslovi su oni koji vode prema ostvarivanju rezultata i ciljeva poslovanja.
Postavljajući poslove u ovu matricu postaje jasno što je i u kojem roku potrebno napraviti.
Poslovi u kvadratu Hitno/Bitno su oni koji traže maksimalnu pažnju i žurno rješavanje. Takvi poslovi su npr. prijava projekta u zadanom roku.
Poslovi u kvadratnu Hitno/Nije bitno najčešće su poslovi koje lako pomiješamo s poslovima iz prvog kvadranta, ali te aktivnosti ne vode ostvarivanju željenih rezultata i ciljeva poslovanja. Jedan od takvih poslova je i žurno odgovaranje na sve e-mailove i poruke koje primamo. Takvi poslovi odvraćaju nas od onih koji su za poslovanje puno važniji. Ovakve poslove treba što je više moguće delegirati, a za one poslove koje nije moguće delegirati odabrati dio dana, jedan ili nekoliko sati u danu za rješavanje ovih poslova.
Poslovi u kvadratu Bitno/Nije hitno su važni i zahtijevaju pažnju, ali ne traže odmah angažman. Za obavljanje ovih poslova potrebno je napraviti kvalitetan plan, kako i ti poslovi ne bi postali hitni. Npr. ukoliko se priprema projekta isplanira u skladu s vremenom koji imamo do roka predaje provedbe nećemo doći u situaciju hitnog dovršavanja projekta u večernjim satima i preko vikenda.
Poslovi u kvadratu Nije hitno/Nije bitno su poslovi koji ne pridonose ostvarivanju rezultata i ciljeva poslovanja. Takve poslove potrebno je, kada god je to moguće eliminirati, jer takvi poslovi na kraju ipak oduzimaju vaše vrijeme.
Poslovi koji su u stupcu Hitno često donose stres jer se rezultat traži u vrlo kratkom vremenu i osim oduzimanja slobodnog vremena traže i odgodu ili otkazivanje nekih već napravljenih planova. Zbog toga se potrudite da što manje vaših poslova dospije u taj stupac. Kako? Planiranjem. Jer kako je rekao general Eisenhower (koji je osmislio i matricu Hitno/Bitno): „Plan je ništa, planiranje je sve“.